W efekcie zamknięcia lub ograniczenia dostępu do biur z powodu pandemii koronawirusa wielu zamawiających zastanawia się, w jaki sposób przeprowadzić procedurę jawnego otwarcia ofert. Odpowiadamy na pytanie, czy uzasadnione jest przedłużanie terminu składania ofert w postępowaniach „podprogowych”, w których składa się je w formie pisemnej i w jaki sposób ograniczać kontakt osobisty podczas składania i otwarcia ofert.
Możliwość przedłużenia terminu składania i otwarcia ofert
Rozwiązaniem dla wielu zamawiających, którzy mogą pozwolić sobie na przedłużenie czasu trwania postępowania, jest przedłużenie terminu składania ofert. Zgodnie bowiem z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1843; dalej jako „ustawa Pzp”) w uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W związku z zaistniałą sytuacją (rozprzestrzenianiem się koronawirusa wywołującego chorobę zakaźną COVID-19), która może mieć istotny wpływ na właściwe przygotowanie ofert w postępowaniu, zamawiający może zatem dokonać zmiany terminu składania i otwarcia ofert.
Składanie ofert w formie elektronicznej
Zamawiający mogą umożliwić składanie ofert w formie elektronicznej w przetargach poniżej progów unijnych, w przypadku których elektronizacja zamówień nie została jeszcze wprowadzona. Podstawę znajdziemy w art. 18a ust. 4 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r., poz. 1020 z późn. zm.), który brzmi następująco: „oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy zmienianej w art. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
Z tego przepisu wynika, że zamawiający nie mogą obecnie wyłączyć możliwości składania ofert pisemnych, zatem ci spośród nich, którzy dopuszczą w postępowaniach „podprogowych” składanie ofert w postaci elektronicznej, będą zobowiązani przyjmować również oferty pisemne. Użyty w tym przepisie spójnik „albo” oznacza uprawnienie wykonawcy do wyboru formy złożenia oferty i jednocześnie obowiązek złożenia jej tylko w jednej z wybranych form.
Mimo iż takie rozwiązanie nie eliminuje problemu z przyjmowaniem ofert pisemnych, należy je ocenić bardzo pozytywnie. Znakomita część wykonawców już teraz składa swoje oferty w postępowaniach unijnych wyłącznie w formie elektronicznej i wprowadzenie takiej możliwości również w postępowaniach „podprogowych” może nie stanowić dla nich problemu.
Otwarcie ofert on-line
W związku z epidemią szczególnie ryzykowne –zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców – staje się jawne otwarcie ofert. Szybko pojawił się pomysł transmisji otwarcia ofert online. Rozwiązanie to zostało zaakceptowane przez Urząd Zamówień Publicznych. W oficjalnym komunikacie z dnia 16 marca 2020 r. Urząd Zamówień Publicznych potwierdził, że transmisja on-line z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego jest wystarczająco zgodna z zasadą, o której mowa w art. 86 ust. 2 ustawy Pzp. W komunikacie czytamy: „Przepis ten stanowi, że otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Tym samym brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniu uprzedniej informacji o transmisji – nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy Pzp.”
W celu zapewnienia przejrzystości i jawności postępowania warto podać w treści SIWZ, za pomocą jakiego narzędzia będzie przeprowadzona transmisja on-line, oraz opisać, co wykonawcy powinni zrobić, aby móc uczestniczyć w sesji otwarcia ofert na żywo (np. podczas transmisji na żywo za pośrednictwem serwisu YouTube).
Kinga Rochalska
ekspert Polskiego Związku Pracodawców Ochrona
adwokat w LSW Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy
k.rochalska@lsw.com.pl