Powstanie na przełomie lat 80. i 90. ubiegłego wieku komercyjnych podmiotów gospodarczych świadczących usługi ochrony osób i mienia było efektem przemian społeczno-ustrojowych i gospodarczych, zachodzących w tamtym okresie w Polsce.
Przemiany te objęły pozostałe segmenty działalności gospodarczej, które powstały w czasie transformacji, oraz te, w których następowały zmiany stosunków własnościowych. Sytuacja ta wpłynęła również na wzrost zapotrzebowania na usługi komercyjnych firm ochrony.
Należy podkreślić, że rozwój firm ochrony jest ściśle uzależniony od stanu gospodarki, od kondycji ekonomicznej firm zlecających tego rodzaju usługi. Większość przedsiębiorców traktuje koszty bezpieczeństwa jako koszty nieproduktywne i w okresach spadku koniunktury czy recesji ograniczają je w pierwszej kolejności.
Dlatego też, w celu ograniczenia występowania tego typu zachowań, konieczne jest uświadamianie rangi i roli bezpieczeństwa, jako stałego elementu składowego tworzonej wartości w poszczególnych stadiach procesów gospodarczych.
Przełom lat 80. i 90. charakteryzował się ostrym podziałem na firmy technicznej i fizycznej ochrony osób i mienia. W miarę upływu lat następowało zacieranie się tego podziału. Wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniu rynku, zarządzający firmami ochrony proponują coraz szerszy zakres usług. Coraz więcej firm proponuje w swoich ofertach usługi obejmujące instalację technicznych zabezpieczeń z jednoczesną bezpośrednią ochroną fizyczną.
Z punktu widzenia konsumenta zamówionej usługi ochrony stanowi to obniżenie kosztów osobowych ochrony, gdyż wiąże się z jednorazowym zainwestowaniem w system technicznego zabezpieczenia, niedużym kosztem jego konserwacji i jednoczesnym zmniejszeniem stanu osobowego ochrony.
Oczywisty jest fakt, że nie zawsze i nie wszędzie można zastosować ten sposób ochrony, ponieważ w konfiguracji obiektu jest wiele miejsc-posterunków, których nie da się zastąpić samą techniką. Technika nie wystarczy w przypadku posterunków związanych z kontrolą ruchu osobowo-towarowego, w przypadku dozoru sygnałów pochodzących z kamer CCTV, sygnałów docierających do centrów monitorowania alarmów i reakcji na nie, w przypadku konwojowania wartości pieniężnych.
Technika może w wielu przypadkach zastąpić człowieka, jednocześnie stała się bardzo pomocnym narzędziem dla pracownika ochrony, niemniej jednak w wielu sytuacjach czynnik ludzki ma decydujące znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa obiektów, osób i mienia.
Rozwój komercyjnych firm ochrony stał się możliwy także dzięki temu, że wielu kontrahentów, którzy początkowo zapewniali ochronę swoich obiektów przy wykorzystaniu do tego celu własnych pracowników, zaczęło zlecać ochronę wyspecjalizowanym firmom, posiadającym stosowne uprawnienia i wyszkoloną kadrę pracowniczą.
Mówiąc o uprawnieniach, mam na myśli koncesję na wykonywanie zadań ochrony osób i mienia wydawaną po spełnieniu określonych procedur do połowy lat 90. przez ministra spraw wewnętrznych, a później przez ministra spraw wewnętrznych i administracji. Przełomowym momentem w działalności firm ochrony stał się rok 1997, w którym Sejm RP uchwalił 22-go sierpnia ustawę o ochronie osób i mienia.
Rozwój polskich firm oraz wzrost ich konkurencyjności na rynkach zewnętrznych i krajowym zmuszał do stosowania nowoczesnych systemów i strategii zarządzania. Jednym z takich sposobów jest outsourcing.
Outsourcing jest nowoczesną strategią zarządzania, która polega na oddaniu na zewnątrz zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy. Dzięki temu firma może skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach stanowiących podstawę jej działań, w których osiąga przewagę konkurencyjną.
Dlatego też na zwiększenie obszarów działalności firm sektora ochrony ma wpływ nie tylko stan gospodarki, o czym wspominałem wcześniej, ale również stosowanie przez potencjalnych kontrahentów w swojej działalności nowoczesnych systemów i strategii zarządzania.
Chciałbym zwrócić uwagę na fakt, że podstawowym wyznacznikiem konkurencyjności firmy jest jakość jej produktów i świadczonych usług. Rozwijająca się gospodarka potwierdziła słuszność ukierunkowania się firm ochrony na podnoszenie jakości produkcji i usług, standaryzację, zgodność z normami oraz pełniejsze wykorzystanie osobowych i gospodarczych zasobów. Nikt nie jest już zdziwiony, gdy osoba zamawiająca usługę lub produkt żąda dokumentacji potwierdzającej spełnianie norm i legitymowania się certyfikatami ISO oraz AQAP.
Należy zauważyć, że to głównie ekonomiczne i merytoryczne względy decydują o zlecaniu zadań związanych z bezpieczeństwem i ochroną zewnętrznym wyspecjalizowanym podmiotom.
Do ZALET tego rozwiązania należy zaliczyć:
1. Efekt ekonomiczny, polegający na zmniejszeniu kosztów osobowych związanych z tworzeniem i utrzymaniem własnych stanowisk pracy, szkoleniem pracowników oraz tworzeniem stanowisk kierowniczych zarządzających danym obszarem
Ze względu na specyfikę działań ochronnych, pracownicy je wykonujący muszą posiadać specjalistyczne przeszkolenie, a w obiektach podlegających obowiązkowej ochronie - licencje pracownika fizycznej ochrony lub zabezpieczenia technicznego. Takich pracowników można pozyskać z zewnątrz, przeprowadzić szkolenie we własnym zakresie lub zlecić je firmie zewnętrznej. Należy przy tym utworzyć stanowiska dla osób kierujących (pełnomocnik ds. ochrony) i nadzorujących.
2. Obniżenie kosztów działalności operacyjnej firmy.
Wybór firmy zewnętrznej eliminuje koszty pracownicze. Poza kosztem bezpośrednim, jakim jest wynagrodzenie, występują również koszty obowiązkowe, wynikające z przepisów kodeksu pracy, ustaw podatkowych, ubezpieczeniowych i innych.
3. Wybór firmy ochrony spełniającej wymagania wynikające z ustawy o ochronie osób i mienia.
Usługi ochrony osób i mienia są usługami koncesjonowanymi. Koncesje otrzymuje przedsiębiorca po spełnieniu wymogów ustawy o ochronie osób i mienia z 22-go sierpnia 1997 roku. Dla kontrahenta jest to istotny argument, gdyż firma jest pod stałą kontrolą MSWiA i Policji. Tam też może on zwrócić się w przypadku złej działalności firmy ochrony.
4. Możliwość swobodnego wyboru firmy ochrony spełniającej wymagania wynikające ze specyfiki obiektu.
Zleceniodawca ma możliwość wybrania firmy, która zapewni ochronę wynikającą ze specyfiki obiektu. Może też posegmentować zakres ochrony i zlecić jej wykonanie kilku firmom, np. zlecając im odrębnie instalację zabezpieczeń technicznych, monitorowanie sygnałów alarmowych, bezpośrednią ochronę fizyczną, konwojowanie wartości.
5. Wymóg zatrudnienia do działań ochronnych pracowników posiadających specjalistyczne przygotowanie bądź posiadających licencję pracownika ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego.
Kontrahent w warunkach zamówienia może określić, jakich pracowników potrzebuje do wykonywania zadań ochronnych, jakie powinni mieć oni kwalifikacje i specjalistyczne przygotowanie, a nawet to, w jakim powinni być wieku.
6. Wymóg przynależności do organizacji samorządu gospodarczo-zawodowego. Wiele firm ochrony należy do organizacji samorządu gospodarczo-zawodowego, dbając o to, by ich działalność pozostawała w zgodzie z zasadami etyki zawodowej i obowiązującym porządkiem prawnym. Dla kontrahenta jest to informacja, że oprócz MSWiA oraz Policji istnieją organizacje, do których można zwrócić się o ocenę wiarygodności firmy, a także zgłosić zastrzeżenia co do jej działalności.
7. Wymóg posiadania przez firmę certyfikatów zarządzania i jakości usług.
Dodatkowym udogodnieniem dla kontrahenta jest możliwość wybrania firmy działającej według procedur określonych systemami zarządzania typu ISO lub AQAP. Posiadanie tych certyfikatów zmusza firmy do działalności według określonych procedur, co jest jednoznaczne z utrzymaniem stałego wysokiego poziomu świadczonych usług. Daje to partnerom komercyjnym i instytucjonalnym gwarancję, że korzystając z usług i produktów tych firm mogą liczyć na właściwą realizację powierzonych im zadań.
8. Wymóg posiadania polisy ubezpieczeniowej OC związanej z działalnością firmy ochrony.
W celu zminimalizowania skutków wynikłych z nienależytego wykonania powierzonych zadań firmy zabezpieczają się kupując "polisę ubezpieczeniową o odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej". W wielu przypadkach kontrahent wręcz żąda takiej polisy, określając przy tym sumę ubezpieczenia, widząc w tym możliwość przeniesienia części kosztów związanych z ubezpieczeniem swojego mienia na firmę ochrony.
9. Wymóg zapewnienia stałej obsady stanowisk wynikającej z planu ochrony obiektu, bez względu na urlopy lub choroby pracowników.
W wyniku podpisania umowy dotyczącej ochrony obiektu ciężar zapewnienia jej ciągłości spoczywa na firmie ochrony. Kontrahenta nie interesują sprawy związane z urlopami czy chorobami pracowników. To firma ochrony ma, zgodnie z planem ochrony obiektu, zabezpieczyć należytą obsadę osobową stanowisk związanych z ochroną obiektu.
10. Możliwość dokonania w dowolnym momencie zmiany firmy ochrony.
Kontrahent może w każdej chwili dokonać zmiany firmy ochrony, gdy ta nie wykonuje swoich obowiązków z należytą starannością. Ważne są w tym kontekście zapisy umowy regulujące przypadki jej rozwiązania. Częste są przypadki rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym.
Do WAD zaliczyć można:
1. Procedurę związaną z organizowaniem przetargu.
Przeprowadzenie procedur przetargowych sprawia niemało trudności. Często zdarza się tak, że osoby odpowiedzialne za zorganizowanie przetargu na usługę ochrony nie mają wystarczającego doświadczenia i wiedzy o tej specyficznej usłudze. Efektem są nierzadkie przypadki protestów wynikłych np. z błędów w specyfikacjach warunków zamówienia, powodujących przedłużanie się procedury przetargowej. Niekiedy dochodzi również do przypadkowego wyboru firmy.
2. Błędy w umowie z firmą ochrony.
Do poważnych wad należą błędy w zapisach umowy dotyczące określenia zakresów obowiązków pracowników ochrony, odpowiedzialności firmy za straty w mieniu kontrahenta, obowiązków leżących po obu stronach umowy, a w sytuacjach konfliktowych - sposobu ich rozwiązywania.
3. Ewentualne skutki wynikające z nietrafnego wybrania oferenta (np. z kupienia "jak najtańszej" usługi).
Nie da się do końca przewidzieć, czy wybrana firma spełni oczekiwania kontrahenta. Niemniej należy bardzo uważnie dokonywać procedury przetargowej, wykorzystując do niej osoby mające wiedzę i orientujące się w specyfice ochrony osób i mienia.
Wybór "jak najtańszej" usługi to problem, z którym boryka się większość firm działających na naszym rynku. Nagminne kupowanie towarów lub usług za najniższą cenę świadczy o tym, że zapomina się o jakości, która jest przecież w ścisłej zależności od ceny (jest pochodną ceny).
Usługi ochrony są z racji swojej specyfiki usługami, których jakość decyduje o bezpieczeństwie osób i mienia. Z usługami ochrony jest podobnie jak z produktami spożywczymi - żywność złej jakości może doprowadzić do zagrożenia życia i zdrowia tych, którzy ją konsumują.
4. Skutki wynikające z braku zrozumienia specyfiki działań ochronnych ze strony kontrahenta.
Osoby odpowiedzialne za kontakty z firmą ochrony wielokrotnie nie posiadają stosownej wiedzy w zakresie działań ochrony. Na tym tle może dochodzić do konfliktów. Wielu kontrahentów stara się wykorzystać pracowników ochrony do innych celów niż wynika to z planów ochrony. Pracownik ochrony w czasie pracy nie powinien sprzątać obiektu, odśnieżać, zajmować się serwisem kawowo-herbacianym, zaopatrzeniem itp.
Reasumując, należy stwierdzić, że outsourcing usług ochrony, ze względu na wiele zalet, stał się faktem dokonanym. Dokonuje go coraz większa grupa kontrahentów.
Starałem się udowodnić, że jest to sposób na pozbycie się wielu kłopotów oraz obniżenie kosztów działalności firmy.
Weryfikatorem usługi staje się kontrahent. Pracownik ochrony, będący jej wykonawcą, podlega więc ocenie przydatności dokonanej przez organ zarządzający firmą, a także przez kontrahenta, który ocenia jego pracę w obiekcie. To kontrahent, decydując o wyborze firmy, stara się wybierać rzeczywistych fachowców, profesjonalistów w swojej dziedzinie.
Na zakończenie pragnę poinformować, że Polska Izba Ochrony Osób i Mienia dysponuje specjalistami mogącymi pomóc w rozwiązywaniu problemów związanych z ochroną Waszych obiektów na wszystkich etapach - projektowania inwestycji, wykonawstwa, funkcjonowania zamkniętego obiektu. Izba dysponuje grupą specjalistów, którzy po spełnieniu stosownych procedur otrzymali tytuł rzeczoznawcy ochrony osób i mienia. Są oni do Państwa dyspozycji.
opracowano na podstawie referatu wygłoszonego
przez Prezesa Zarządu Polskiej Izby Ochrony Osób i Mienia
Sławomira Wagnera
podczas IV Ogólnopolskiej Konferencji Facility Management
Bezpieczny najemca to bezpieczny zysk
Zabezpieczenia 1/2006