Silna osobowość i duże doświadczenie są konieczne, aby zrealizować światowe wdrożenie systemu bezpieczeństwa. Dotyczy to także sporządzenia i zastosowania instrukcji bezpieczeństwa dla przedsiębiorstwa. Należy przy tym uwzględnić różnice kulturowe bez korzystania z ustępstw. Dick Kuizenga, dyrektor European VIP Services w Amsterdamie, współpracuje z partnerami handlowymi z Nedap nad światowym wdrożeniem systemu bezpieczeństwa AEOS dla przedsiębiorstwa zarządzania finansami TMF.
TMF to prawdziwie globalne przedsiębiorstwo, prowadzące działalność w dziedzinie finansów oraz rachunkowości i zatrudniające ponad 2000 wykwalifikowanych pracowników, którzy pracują w 77 oddziałach w 60 krajach na całym świecie. Wszystkie oddziały są własnością przedsiębiorstwa w celu uzyskania na całym świecie możliwie najwyższej jakości. W 25 oddziałach wprowadzono już system zarządzania jakością AEOS firmy Nedap i nadal kontynuowane jest jego skuteczne wdrażanie.
Wdrożenie instrukcji bezpieczeństwa dla przedsiębiorstwa
Według Dicka Kuizengi powód, dla którego przedsiębiorstwo pragnie zastosować jednorodny system bezpieczeństwa na całym świecie, jest prosty. „Jeśli przedsiębiorstwo prowadzi szybką ekspansję i muszą być spełnione wymogi klientów dotyczące poufności ich informacji, ważne jest, aby ryzyka minimalizować, a istniejące – utrzymywać pod kontrolą. Jednorodny światowy system bezpieczeństwa umożliwi bardziej skuteczne spełnienie tych wymogów. Gdy pracownicy podróżują regularnie między różnymi oddziałami w różnych krajach, jest bezwzględnie konieczne wcześniejsze ustalenie, kto ma dostęp do których budynków i – co jeszcze ważniejsze – do jakich informacji. W przypadku kilku systemów jest to niemożliwe.
Dick Kuizenga rozpoczął swoją karierę zawodową w żandarmerii i pracował na holenderskim lotnisku Schiphol w Amsterdamie. Był także odpowiedzialny za bezpieczeństwo rodziny królewskiej.
W 1978 r. Kuizenga założył własne przedsiębiorstwo zajmujące się bezpieczeństwem hotelowym. European VIP Services jest obecnie przedsiębiorstwem z fachowymi kompetencjami w różnych dziedzinach, takich jak bezpieczeństwo hotelowe, bezpieczeństwo imprez i zarządzanie ryzykiem. Ponadto European VIP Services tworzy plany utrzymania ciągłości działalności dla przedsiębiorstw i oferuje kursy rozpoznawania dokumentów.
Wszystkie usługi z różnorodnej oferty mają jeden cel: zagwarantowanie bezpieczeństwa ludzi.
Przykład: Czy zwolniony pracownik został rzeczywiście usunięty z systemu kontroli dostępu i czy przez to możemy być absolutnie pewni, że nie będzie już miał dostępu do biur? Także ocena wdrożonej instrukcji bezpieczeństwa jest prostsza w przypadku jednorodnego systemu”.
Można by sądzić, że wdrożenie światowego systemu bezpieczeństwa wymaga dużo pracy. W rzeczywistości jest wprost przeciwnie, jak twierdzi Dick Kuizenga. „AEOS oferuje możliwość podziału uprawnień według lokalizacji lub regionu, przez co goście i pracownicy mogą być rejestrowani lokalnie. Ostateczna kontrola może następować nadal centralnie, a wydawane identyfikatory sprawdzane są w centrali. Użytkownicy AEOS wykorzystują dostęp do systemu przez standardową wyszukiwarkę stron internetowych. Aktualizacja oprogramowania jest dużo bardziej skomplikowana, jeśli musi być wykonywana dla różnych systemów w różnych krajach. W jednorodnym systemie można tego dokonać jednocześnie”.
Instrukcja bezpieczeństwa przedsiębiorstwa dla TMF może być wdrożona we wszystkich oddziałach TMF na świecie przez AEOS. Mimo to w przypadku każdej instrukcji bezpieczeństwa występują elementy, których nie można łatwo uwzględnić w systemie bezpieczeństwa. Przy poszukiwaniu lokalizacji dla nowych oddziałów należy zawsze szczegółowo sprawdzić otoczenie, aby wykluczyć w miarę możliwości ryzyka zewnętrzne, na przykład niebezpieczne przedsiębiorstwa w sąsiedztwie. Ponadto system bezpieczeństwa w TMF jest kompleksowo wspierany przez sprawdzone systemy zamknięć oraz sygnalizacji pożarowej i dymu. Ważne i zagrożone strefy i pomieszczenia, na przykład serwerownia, chronione są przez dodatkowe środki zaradcze.
Ryzyka
Dick Kuizenga zwraca uwagę na to, że ryzyka te są kontrolowane i minimalizowane przez jednorodny światowy system bezpieczeństwa AEOS: „Centralny serwer TMF w Amsterdamie spełnia bardzo ważną rolę. Urządzenia kontrolne AEOS w różnych strefach czasowych połączone są z tym serwerem przez połączenia sieciowe. Jeśli jednakże jedno z tych połączeń jest przerwane, nie ma to skutków dla poszczególnych oddziałów. Na miejscu można zawsze otworzyć drzwi lub aktywować systemy alarmowe przez system AEOS. AEOS zapewnia także prawidłowe funkcjonowanie poszczególnych lokalizacji. Możliwe zakłócenia w USV lub elektronicznym zamykaniu są zgłaszane, aby móc wezwać lokalizacje do usunięcia tych usterek.
Kilka stref czasowych
Bardzo istotnym aspektem realizacji projektu światowego jest uwzględnienie kilku stref czasowych. Zwykle stosowana jest strefa czasowa, w której znajduje się serwer centralny. AEOS jest pierwszym systemem umożliwiającym konfigurację szablonów dostępu w lokalnych strefach czasowych. Godzina 7 rano w Hong Kongu jest rzeczywiście godziną 7 rano, podczas gdy w São Paulo odzwierciedlany jest czas lokalny. Funkcja ta poprawia i wyraźnie upraszcza zarządzanie szablonami dostępu. Dzięki monitorowaniu wyniku możliwe jest pokazywanie zarówno czasu serwera, jak i czasu lokalnego. Można w ten sposób zapobiec błędom.
Fakty dotyczące TMF
- centrala przedsiębiorstwa w Amsterdamie
- 77 oddziałów na całym świecie
- aktywny w 60 krajach
- 2000 pracowników
- system bezpieczeństwa AEOS w 25 oddziałach
Enterprise Edition dla przedsiębiorstw działających na całym świecie
AEOS Enterprise Edition stworzono specjalnie dla przedsiębiorstw prowadzących działalność na całym świecie, posiadających między innymi kilka oddziałów w różnych krajach, lokalnych administratorów i różne lokalizacje oraz serwery wspólnie użytkowanych informacji.
Zdaniem Dicka Kuizengi liczba serwerów dla TMF będzie nadal wzrastać. „Pragniemy wprowadzić dodatkowy serwer dla każdego kontynentu, aby w miarę możliwości minimalizować ryzyko przerwania połączenia sieciowego. To oznacza, że lokalni użytkownicy mogą kontynuować swoją pracę także wtedy, gdy sieć nie działa. Lokalnie importowane dane będą rozdzielane przez serwery globalne. Oznacza to, że serwery na różnych kontynentach zawsze posiadają konieczne dane”.
DB-GS = Databank – Global Server – Serwer globalny – bank danych (lub pamięć danych)
GESS = Global Enterprise Synchronizer Service – globalna usługa synchronizacji przedsiębiorstwa
LSESS = Local Send Enterprise Synchronizer Service – lokalna usługa synchronizacji wysyłek przedsiębiorstwa
LRESS = Local Receive Enterprise Synchronizer Service – lokalna usługa synchronizacji odbiorów przedsiębiorstwa
DB-LS = Databank -Local Server – serwer lokalny – bank danych (lub pamięć danych)
Kontrola dokumentów
Uproszczenie wymaganych informacji jest bardzo ważne w światowym systemie bezpieczeństwa. Ze względu na to, że AEOS jest w stanie połączyć ze sobą lokalne dane o włamaniu i sygnalizacji pożaru oraz dane wideo, możliwa jest także centralizacja tych informacji. Jeśli na przykład pracownik przekaże swój identyfikator z uprawnieniami innej osobie, AEOS może sprawdzić, wykorzystując obraz z kamery wideo, czy wygląd danej osoby jest taki, jak na zdjęciu w bazie danych AEOS.
Spersonalizowany i inteligentny system dostępu oraz dokładna kontrola dokumentów mają duże znaczenie dla perfekcyjnie pracującego systemu bezpieczeństwa. W 75 procentach przypadków ocena dokumentów nie jest trudna dla pracowników po dobrym przeszkoleniu w kontroli dokumentów. Mimo to w 25 procentach dokumenty są fałszowane, sporządzone niezgodnie z prawem lub kopiowane. W 27 krajach Unii Europejskiej, w których obywatele korzystają z wolności poruszania się i zakładania siedzib na terytorium państw członkowskich, obowiązuje 27 urzędowych paszportów. Z tego wynika, że wszyscy pracodawcy w Europie powinni być w stanie sprawdzić autentyczność 27 różnych paszportów.
Obecnie bada się, czy rejestracja danych o gościach dla TMF może być poprawiona. Dzięki podłączeniu do AEOS skanera dokumentów możliwe jest automatyczne pobieranie danych z dokumentu. Zarządzanie gośćmi jest wówczas prostsze dla personelu recepcyjnego, a ryzyko popełnienia błędu – mniejsze.
Jest to kolejny krok do przodu w celu utrzymywania ryzyka pod kontrolą tak, jak to tylko możliwe. Ważne jest, aby jednocześnie zminimalizować w miarę możliwości skutki dla przedsiębiorstwa. Jeśli jest to traktowane jako priorytet, przedsiębiorstwo i jego pracownicy mogą poświęcić klientowi maksymalną możliwą uwagę. Klienci TMF mogą być pewni, że zostanie uczynione wszystko, co możliwe, aby ich poufne informacje były rzeczywiście traktowane jako takie. Kontrola dostępu dla pracowników i gości biura jest ważnym elementem w tym procesie.
Instalacja i wsparcie światowego systemu bezpieczeństwa
Jak można skutecznie zainstalować światowy system w tak wielu różnych lokalizacjach w różnych krajach i udostępnić dla niego skuteczny suport? Dick Kuizenga wyjaśnia: „Dzięki dużej sieci partnerów handlowych Nedap umożliwia dostarczanie jednorodnego rozwiązania wysokiej jakości. Aby to umożliwić, stworzono wraz z Nedap plan. Plan ten umożliwia wszystkim partnerom uzyskanie takiej samej jakości. W praktyce występują różnice między tymi partnerami, na przykład pochodzą oni z różnych kultur. Nedap zatrudnia globalnego managera projektu, którego zadaniem jest kompensowanie tych różnic i zagwarantowanie jakości oraz rozwoju projektów. W krajach, w których Nedap nie posiada partnerów handlowych, wraz z TMF poszukiwani są partnerzy. Następnie Nedap szkoli swoich partnerów handlowych. Oczywiście poza instalacją i konfiguracją bardzo ważny jest dział obsługi klientów. Bez partnera na miejscu nie można świadczyć prawidłowych usług obsługi klienta”.
Robert Mazur
NEDAP
e-mail: robert.mazur@nedap.com
tel. kom. 0 607 852 699
Zabezpieczenia 5/2009