Zgodnie z obietnicą publikujemy kolejny artykuł z cyklu poświęconego systemowi KaDe. W niniejszym artykule przedstawię Państwu możliwości ewidencji i rozliczania czasu pracy z wykorzystaniem sprzętu i oprogramowania systemu KaDe oraz produktów firmy ControlSYS, która specjalizuje się w profesjonalnych rozwiązaniach RCP.
Wykorzystanie elementów systemu kontroli dostępu do rejestracji wejść/wyjść związanej z ewidencją czasu pracy jest bardzo często spotykanym rozwiązaniem. Instalowanie systemu kontroli dostępu wynika jednak z potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, a wymóg ewidencji czasu pracy dotyczy każdej firmy, dlatego na rynku występują również samodzielne systemy RCP realizujące wyłącznie funkcje ewidencji czasu pracy.
Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest wykorzystanie jednej karty zbliżeniowej do systemów KD i RCP. Jeśli czytniki RCP są zainstalowane na tripodach, to również czytniki i kontrolery rejestrujące wejścia/wyjścia pracowników są elementem wspólnym systemów KD i RCP.
Jak wynika z Tab. 1 sam proces rejestracji wejścia/wyjścia oraz dane źródłowe (pozytywna weryfikacja ze znacznikiem daty i czasu) są w obu przypadkach bardzo zbliżone. Dopiero dalszy proces przetwarzania tych samych danych źródłowych na raport historii zdarzeń lub raport czasu pracy jest inny.
Tab. 1. Porównanie działania systemu kontroli dostępu z systemem rejestracji czasu pracy
Podobieństwa umożliwiają dwa różne zastosowania tych samych urządzeń.
Należy nadmienić, że samodzielne systemy RCP wykorzystują najczęściej specjalistyczne terminale RCP, które zawierają czytnik, klawiaturę z przyciskami funkcyjnymi oraz wyświetlacz.
W ofercie naszej firmy posiadamy każde z powyższych rozwiązań. W dalszej części artykułu przedstawię dwa z nich.
Funkcje RCP w programie KaDe
W wersji 1.0019 programu KaDe (Lite oraz Premium) pojawiła się nowa pozycja w zakładce System – Rejestracja czasu pracy. Umożliwia ona wykorzystanie takich samych czytników jak w systemie kontroli dostępu (lub nawet tych samych). Jest to bardzo proste i bardzo tanie rozwiązanie, dzięki któremu można wygenerować podstawowy raport RCP.
Po wybraniu tej pozycji wyświetlany jest ekran zawierający dwie zakładki:
- Konfiguracja RCP,
- Raporty RCP.
W procesie konfiguracji administrator może wykonać następujące czynności:
- ustawić tryb pracy RCP – prosty lub zaawansowany,
- ustalić, które czytniki w systemie będą brane pod uwagę w procesie kalkulacji RCP,
- ustalić reguły działania systemu RCP,
- zdefiniować harmonogramy pracy i terminarze dla poszczególnych grup pracowników.
Tryb prosty RCP
Tryb ten opiera się na zasadzie zliczania czasu pomiędzy pierwszym wejściem i ostatnim wyjściem zarejestrowanymi w ciągu danej zmiany lub doby przez czytnik zadeklarowany jako czytnik RCP. W najprostszym przypadku może to być jeden kontroler zintegrowany KZ-1000. W tym trybie rozliczanie czasu pracy może odbywać się tylko w ramach jednej doby kalendarzowej, a więc zmiana nie może rozpoczynać się np. o godzinie 22, a kończyć o 6 rano następnego dnia. Nie ma również możliwości automatycznego rozliczania nadgodzin.
Harmonogramy pracy mogą być czasowe (nienormowany czas pracy) lub zmianowe.
Czytniki służące do rejestracji wejść/wyjść w systemie RCP mogą równocześnie pracować jako elementy systemu kontroli dostępu.
Tryb zaawansowany RCP
Tryb ten opiera się na zasadzie zliczania czasu pomiędzy wejściem i wyjściem zarejestrowanymi przez czytniki zadeklarowane jako RCP WE i RCP WY. W tym trybie potrzebne są dwa czytniki, które nie mogą być wykorzystywane w systemie kontroli dostępu, a rozliczanie czasu pracy nie musi odbywać się w ramach jednej doby kalendarzowej, czyli zmiana może rozpoczynać się np. o godzinie 22, a kończyć o 6 rano następnego dnia. Istnieje możliwość automatycznego rozliczania nadgodzin.
W obu trybach można rejestrować ręcznie nadgodziny oraz brakujące wejścia/wyjścia (np. gdy pracownik zapomniał karty). Ze względu na brak terminala z przyciskami funkcyjnymi rejestracja wyjść w czasie pracy jest dokonywana ręcznie przez administratora.
W obu trybach obowiązuje podobny proces przetwarzania danych. Po odczycie zdarzeń zarejestrowanych przez kontrolery zadeklarowane jako rejestratory RCP należy dokonać kalkulacji dotyczącej określonych pracowników (wybranego działu lub wszystkich pracowników) i interesującego nas okresu. Następnie należy przejść do zakładki Raporty RCP i skorzystać z opcji Szczegółowy raport RCP. Pozwala ona na ustawienie filtrów (nazwisko, dział, okres) oraz wyświetlenie raportu na ekranie. W każdym wierszu raportu podane są między innymi wymagane wejścia/wyjścia według harmonogramu, zarejestrowane wejścia/wyjścia, przepracowany czas itp. Taki raport można następnie zapisać na dysku w postaci pliku programu Excel lub wydrukować, korzystając z opcji Ogólne – Drukuj w programie KaDe.
Fot. 1. Zrzut z ekranu programu KaDe z zakładką RCP
Ewidencja i rozliczanie czasu pracy w systemach firmy ControlSYS
Wprowadzony do sprzedaży w naszej sieci system RCP firmy ControlSYS składa się z dwóch elementów: oprogramowania pod nazwą Punktualnik 2.0 oraz współpracujących z nim terminali RCP i KD.
Oprogramowanie Punktualnik 2.0 jest programem modułowym. Oprócz modułu RCP może zawierać opcjonalnie również moduły: KD, monitorowanie wizyjne i SMS (krótkie wiadomości są wyświetlane na terminalu RCP po rejestracji użytkownika).
Najważniejszym modułem jest oczywiście moduł ewidencji i rozliczania czasu pracy i nieobecności. Jest to profesjonalny program wykonany zgodnie z obowiązującymi w naszym kraju przepisami i na bieżąco aktualizowany. Umożliwia definiowanie harmonogramów i terminarzy pracy dla różnych grup pracowników. Na uwagę zasługuje szata graficzna i intuicyjny interfejs dla administratora systemu.
Rys. 1. Schemat integracji systemu KaDe z RCP firmy ControlSYS
Jedną z praktycznych opcji jest możliwość przypisania każdej osobie loginu i hasła wraz uprawnieniami. Pełny dostęp do programu ma administrator, kierownik ma dostęp do danych dotyczących podległych mu pracowników, a każdy pracownik – do swoich danych i raportów. Dzięki temu ogólnie dostępna stacja operatora umożliwia kontrolę liczby przepracowanych godzin na bieżąco.
Wśród urządzeń przeznaczonych do współpracy z programem Punktualnik 2.0 możemy wyróżnić dwie grupy terminali: tylko do systemu RCP oraz do systemów RCP i KD. Wszystkie terminale mają możliwość komunikowania się z programem Punktualnik 2.0 poprzez sieć LAN/WAN i protokół TCP. Każdy terminal RCP ma wyświetlacz LCD (monochromatyczny lub kolorowy, graficzny), przyciski funkcyjne (do ustawienia statusu rejestracji) oraz własne menu do konfiguracji. Ponadto w terminalach z funkcją KD znajduje się zestaw gniazd przyłączeniowych, które umożliwiają przyłączenie zamka elektrycznego i dodatkowego czytnika, a także porty RS232/485.
Dla bardziej wymagających użytkowników dostępne są również terminale z funkcjami biometrycznymi i wbudowanym komunikatorem Wi-Fi.
Systemy rejestracji czasu pracy firmy ControlSYS i kontroli dostępu KaDe firmy AAT zostały zintegrowane. Pracownik może używać jednej karty zbliżeniowej, która działa zarówno w systemie RCP z programem Punktualnik 2.0, jak i w systemie kontroli dostępu z programem KaDe. Jest to wygodne i tanie rozwiązanie. Ponadto istnieje możliwość importu danych pracowników oraz informacji o strukturze działów z programu KaDe do programu Punktualnik 2.0. Znacznie ułatwia to administratorowi zarządzanie oboma systemami i skraca czas wprowadzania danych.
Sprzęt i oprogramowanie firmy ControlSYS są znakomitym uzupełnieniem naszej dotychczasowej oferty w zakresie systemów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy. System RCP firmy ControlSYS jest oferowany równolegle z systemem rejestracji czasu pracy BiBi firmy MicroMade.
Warto również dodać, że ostatnio obie wspomniane firmy zaoferowały niezależnie nowe moduły programowe Przedszkole. Moduły te umożliwiają rejestrowanie obecności i naliczanie opłat za pobyt dzieci w przedszkolu. Postaram się w rozwinąć ten temat w kolejnym numerze Zabezpieczeń.
Fot. 2. Zrzut z ekranu programu Punktulanik 2.0 z pokazaniem opcji importu bazy danych użytkowników z KaDe
Podsumowanie
Każdy klient znajdzie w naszej ofercie rozwiązanie odpowiadające jego potrzebom – zarówno proste generatory raportów RCP w bezpłatnym oprogramowaniu KaDe i współpracujące z tym oprogramowaniem jedne z najtańszych na naszym rynku kontrolery zintegrowane KZ-1000, jak i profesjonalne rozwiązania wykorzystujące sprzęt i oprogramowanie firmy ControlSYS lub MicroMade.
Ryszard Sobierski
AAT Holding
Zabezpieczenia 6/2011