Pobierz
najnowszy numer

Newsletter

Zapisz się do naszego Newslettera, aby otrzymywać informacje o nowościach z branży!

Jesteś tutaj

Efekt synergii. Jak połączyć ze sobą ewidencję czasu pracy, kontrolę dostępu i planowanie zatrudnienia personelu

Printer Friendly and PDF
fot1

Fot. 1. NetworkOnCard to technologia łącząca kontrolę dostępu z rejestracją czasu pracy

Globalizacja stawia przedsiębiorstwa w obliczu coraz większej konkurencji. Odpowiedzią na nią są działania mające na celu ograniczanie kosztów, a co za tym idzie zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa. Systemy kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy i planowania zatrudnienia są ważnym elementem tej strategii. Firma Interflex Datensysteme, oferująca kompleksowe systemy informatyczne, udostępnia efektywne zintegrowane rozwiązania, dzięki którym można lepiej zarządzać czasem pracy.

Wiele przedsiębiorstw dąży do racjonalizacji procesów w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej. Pierwszym krokiem w tym kierunku może być uelastycznienie czasu pracy. Redukcja kosztów jest możliwa szczególnie w zakresie planowania zatrudnienia personelu, rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu, zarówno dzięki podjęciu działań organizacyjnych, jak i wprowadzeniu innowacji technologicznych. Specjaliści w tej dziedzinie wiedzą, że inwestycje szybko się zwrócą, gdy umiejętnie połączy się ze sobą planowanie zatrudnienia personelu, gospodarowanie czasem i zapewnianie bezpieczeństwa. Takie połączenie jest możliwe wtedy, gdy karty elektroniczne są używane nie tylko do identyfikacji pracowników, lecz także do rejestrowania ich czasu pracy. Podstawą takiego systemu jest wprowadzenie kart jako identyfikatorów oraz zastosowanie odpowiednich terminali i czytników kart. Pracownicy nie muszą wówczas nosić przy sobie kluczy ani zapamiętywać haseł czy numerów PIN. Zastosowanie karty elektronicznej jako identyfikatora eliminuje koszty związane z koniecznością wymiany zamków w przypadku zgubienia lub kradzieży kluczy. Zdecydowaną przewagę nad konkurencją zapewnia administrowanie danymi związanymi z kontrolą dostępu i rejestracją czasu pracy w oparciu o jedno oprogramowanie. Takie rozwiązanie umożliwia także zarzadzanie dodatkowymi danymi, na przykład dotyczącymi dni urlopu. Wprowadzone dane mogą być przedmiotem analiz i podstawą do sporządzania raportów. W przypadku przekroczenia ustalonych limitów, np. limitu dostępnych dni urlopu, generowane są komunikaty ostrzegawcze. System umożliwia nawet rejestrowanie czasu realizacji projektów, które mogą być przejrzyście pogrupowane w raporcie za pomocą oprogramowania planistycznego. Wyniki rejestracji czasu pracy są przekazywane za pośrednictwem zintegrowanych interfejsów do oprogramowania księgowego lub kadrowo-płacowego, np. SAP czy DATEV, w którym następuje ich dalsze przetwarzanie.

Wygodne w użyciu karty elektroniczne

Karty zbliżeniowe lub chipowe przyczyniają się do ułatwienia pracy w przedsiębiorstwie. Zintegrowana karta może mieć wiele zastosowań, np. służyć do realizacji bezgotówkowych płatności w stołówce i automatach czy sterowania windą. Ponadto za pomocą karty pracownik może zablokować swój komputer osobisty, do którego podłączony jest czytnik, gdy na krótki czas opuszcza miejsce pracy. Wybór typu karty elektronicznej należy do klienta – czytniki Interflex rozpoznają wszystkie powszechnie stosowane technologie chipowe, takie jak Mifare, LEGIC, Hitag czy Proxif.

Więcej pomysłów na większą efektywność dzięki planowaniu pracy personelu

Dane czasowe, zarejestrowane za pomocą kart, są analizowane w oparciu o specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania kadrami. Na podstawie tych oraz innych istotnych danych sporządzane są prognozy dotyczące zapotrzebowania personalnego. Warunkiem tych kalkulacji jest dysponowanie informacjami dotyczącymi założeń budżetu, poszczególnych modeli czasu pracy, właściwych kont czasu pracy, nieobecności, planowania urlopów, zleceń oraz uwarunkowań prawnych. Możliwy jest także import danych uzupełniających, takich jak dane finansowe lub plany zasobów ogólnych przedsiębiorstwa. Planiści z łatwością opanowują obsługę oprogramowania i mają szybki wgląd we wszystkie parametry prognoz. Tym samym otrzymują narzędzie, za pomocą którego mogą łatwo i szybko opracowywać plany zmianowe oraz kadrowe na podstawie sparametryzowanych tablic i okien planistycznych. Rozwiązanie to umożliwia na przykład łatwiejszą identyfikację obniżonych mocy przerobowych, co z kolei pozwala wyeliminować kosztowne nadgodziny. Ujęcie w planach indywidualnych potrzeb pracowników ułatwia im połączenie życia zawodowego i prywatnego. Oprogramowanie wspomaga ponadto poszczególne działy przy obliczaniu krótko-, średnio- i długoterminowego zapotrzebowania personalnego. Ma to tę zaletę, że można szybko reagować na krótko- i długotrwałe trendy oraz elastycznie dopasowywać do nich procesy. Dzięki szybszemu planowaniu koszty operacyjne każdej jednostki przedsiębiorstwa zostaną obniżone.

Budowa i centralne administrowanie wewnętrznymi rezerwami

W razie zwolnień chorobowych lub wahań wolumenu zleceń tworzone są tzw. grupy pracowników rezerwowych (ang. flexpools). Wewnętrznymi grupami pracowników rezerwowych zarządza się za pomocą specjalnie opracowanego modułu oprogramowania, dzięki któremu mogą one przystąpić do pracy tam, gdzie właśnie są potrzebne. Planiści mają zawsze do dyspozycji kilka osób rezerwowych i mogą dodatkowo zasilać rezerwy pracownikami z zewnątrz. Każdy kierownik działu lub zmiany samodzielnie decyduje, kto i kiedy ma przystąpić ma do grupy rezerwowej. Dzięki oprogramowaniu ma wgląd w profil kwalifikacji pracownika rezerwowego. Dział przedsiębiorstwa mający w danym momencie zwiększone zapotrzebowanie personalne i wymagający rezerwowych pracowników musi na czas wprowadzić informacje o tym, jakimi umiejętnościami i jaką wiedzą muszą oni dysponować. Transparentna organizacja pracy wydłuża efektywny czas pracy bez konieczności zlecania nadgodzin. To z kolei przyczynia się do poprawy zadowolenia klientów, jak również poprawia samopoczucie i motywację pracowników. Dzięki bardziej elastycznemu zarządzaniu kadrami planiści i przełożeni uzyskują też większą przejrzystość procesów organizacyjnych. Odtąd łatwiej jest mierzyć i porównywać koszty związane z wytwarzaniem produktów lub wykonywaniem usług. Zakłady zapobiegają w ten sposób problemom jakościowym i nie muszą już odmawiać realizacji zleceń z powodu braku dostatecznych mocy przerobowych. Poprzez powiązanie kontroli dostępu i ewidencji czasu pracy oraz dzięki oprogramowaniu do planowania pracy personelu przedsiębiorstwa zwiększają swą konkurencyjność i efektywność czasu pracy oraz redukują koszty.

Markus Bundschuh
Interflex Datensysteme
var-team@eu.irco.com

Partnerem Interflex w Polsce jest:
POLLDA Sp. z o.o.
ul. Wolności 311, 41-800 Zabrze
tel. 032 271 35 00, tel/fax: 032 271 64 20
www.pollda.pl

Zabezpieczenia 4/2012

Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie tekstów bez zgody redakcji zabronione / Zasady użytkowania strony